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Organize sua rotina na secretaria escolar em 5 passos

A secretaria é parte fundamental da instituição escolar e a secretária é responsável pelos registros legais, documentos escolares, comunicação externa e interna, planejamento e participação de reuniões pedagógicas, entre muitas outras coisas. Para tantas funções importantes, a rotina na secretaria escolar pode ser um pouco caótica, especialmente se considerarmos as particularidades nas tarefas para cada momento do ano letivo.

Sendo assim, separamos algumas dicas fáceis e práticas que podem te ajudar a se organizar melhor no dia a dia. Confira!

1) Tenha uma visão macro de seus compromissos

Mantenha uma planilha para o ano inteiro. Para nortear a sua rotina na secretaria escolar, essa visão macro é muito importante, uma vez que o ano em uma escola segue um padrão mais ou menos constante.

Por exemplo, em janeiro acontecem as matrículas, transferências, registro de alunos na classe, atendimento aos pais, entre outros. Em abril pode ocorrer a emissão de boletins parciais. Já em novembro, acontece a solicitação de renovação de matrícula, inscrição de novos alunos, etc.

 

2) Tenha uma visão micro

Mantenha uma planilha em formato de calendário para o mês, um pouco mais detalhada do que a planilha do ano inteiro. Coloque os compromissos, as reuniões, os respectivos prazos e todas as outras coisas mais que não devem ser esquecidas.

Adquira o hábito de separar um dia inteiro para uma atividade só, por exemplo, na segunda-feira pode ocorrer o atendimento aos pais.

Não se esqueça, também, de deixar dias livres para o surgimento de eventuais atividades urgentes e imprevistos.

 

3) Faça um check-list para o dia

Para que sua rotina na secretaria escolar não se torne caótica, faça para cada dia uma lista de afazeres, registrando os prazos e horários. Lembre-se de marcar aqueles compromissos e documentos que são prioridade.

Além disso, tenha em mente que a qualquer momento uma tarefa pode aparecer e bagunçar sua lista, então a faça com consciência e não superestime seu tempo disponível!

 

4) Organize seu ambiente

Para facilitar sua rotina na secretaria escolar, mantenha sempre o seu ambiente de trabalho limpo e organizado. Saber onde estão os papéis, classificar os documentos e criar um sistema de arquivamento são algumas dicas que certamente te ajudarão.

 

5) Sinalize as suas tarefas

Não adianta registrar seus compromissos diários e não vê-los. Deixe cópias na agenda, na porta da geladeira, na mesa do escritório, no celular, etc.

Cores ajudam nosso cérebro a se organizar melhor! Coloque as prioridades e tarefas urgentes em vermelho, as mais ou menos urgentes em amarelo e as que podem ser cumpridas depois, em verde.

 

Fonte: http://www.gestaoescolarsimplificada.com.br/secretaria-escolar/organize-sua-rotina-na-secretaria-escolar-em-5-passos/

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